Penulis: Yoyok Setyo Langgeng, M.Si
Widyaiswara BPSDM Kaltim
Dalam menjalani kehidupan setiap orang memiliki proses dan caranya sendiri untuk memenuhi kebutuhannya masing-masing. Dimulai dari sejak kecil belajar, bersekolah atau kuliah lalu kemudian masuk kedalam dunia kerja. Proses tersebut bukan sesuatu yang terjadi sebentar saja, justru proses tersebut membentuk sifat dan karakter seseorang dalam menyikapi kehidupan sebenarnya.
Hampir semua orang baik itu anak sekolah, mahasiswa, ataupun pekerja memiliki tujuan yang harus dicapai masing-masing. Anak sekolahan yang tugas utamanya adalah belajar memiliki tujuan agar dapat menyelesaikan sekolahnya dengan baik dan mampu melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi, mahasiswa perlu berfokus untuk menyelesaikan kuliahnya tepat waktu lalu kemudian dengan bekal ilmu dan pendidikan tersebut dapat terjun ke masyarakat baik itu sebagai pekerja/karyawan/pegawai atau membangun usaha atau berwiraswasta.
Yang lebih kompleks lagi dalam dunia kerja, tujuan seorang pekerja jelas, mencari nafkah untuk memenuhi kebutuhan diri sendiri atau keluarganya dari mulai kebutuhan primer, sekunder sampai kebutuhan tersier. Tujuan-tujuan tersebut akan lebih mudah dicapai apabila ada ukuran yang jelas dan realistis yang salah satunya adalah batas waktu atau deadline.
Deadline adalah kata benda (noun) dalam bahasa Inggris yang berarti tenggat waktu atau batas waktu. Deadline merupakan suatu alat prioritas yang mengingatkan tentang sesuatu yang penting dan harus diselesaikan yang biasanya diukur dalam satuan waktu. Deadline juga dianggap sebagai titik akhir dari kesempatan yang diberikan dalam suatu tugas atau pekerjaan dengan bobot dan ukuran yang realistis, sesuai dan layak.
Banyak orang merasa kesulitan ketika menghadapi suatu deadline, baik itu tugas ataupun pekerjaan yang dilakukan, sehingga menimbulkan perasaan tidak tenang, cemas, menjadi terburu-buru dan bahkan menimbulkan stress. Padahal deadline ini jika dipahami, banyak manfaatnya, oleh karena itu jangan kita melihat suatu deadline sebagai bom waktu yang telah ditetapkan dan menganggapnya sebagai bentuk hambatan, justru harus dipandang sebagai tantangan yang harus diselesaikan.
Berdasarkan pihak yang menentukan deadline suatu tugas/pekerjaan maka deadline dapat dibagi menjadi 2 (dua), yaitu deadline eksternal dan deadline internal. Deadline eksternal biasanya ditetapkan oleh pihak lain yang memberikan batas waktu penyelesaaian suatu tugas/pekerjaan. Misalnya adalah PR yang diberikan oleh guru kepada siswanya untuk bisa diselesaikan dan dikumpulkan agar dinilai pada pertemuan berikutnya, batas waktu penyelesaian kuliah yang diberikan oleh kampus kepada setiap mahasiswanya, yang apabila dilanggar maka konsekuensi yang didapat adalah Drop Out (DO), atau contoh dalam dunia kerja pada umumnya yaitu deadline laporan-laporan pertanggungjawaban pekerjaan atau realisasi yang biasanya dilakukan per-periode tertentu (setiap akhir bulan atau akhir tahun), contoh yang lain yaitu batas waktu penyelesaian suatu proyek pekerjaan yang apabila dilanggar dikenakan denda keterlambatan sehingga dapat mengurangi keuntungan perusahaan.
Deadline internal adalah batas yang ditetapkan oleh diri sendiri sebagai bentuk acuan atau standar dalam mencapai suatu tujuan. Karena diri sendirilah yang mengatur batasnya maka deadline internal ini menjadi lebih fleksibel. Kunci dari jenis deadline ini adalah komitmen yang kuat disertai tindakan yang sesuai komitmen tersebut. Contoh deadline internal ini adalah seorang youtuber atau content creator yang bekerja secara independent menetapkan suatu target pribadi dalam hal produktivitas membuat konten sebanyak 1 konten per hari/minggu/bulan, atau bagi seorang pekerja yang memiliki target untuk memiliki kompetensi tertentu dalam jangka waktu 1 tahun, oleh karenanya dalam setiap hari disisihkan waktu sebanyak 30 menit untuk belajar dan melatih diri secara konsisten.
Karena deadline internal ini dibuat secara personal dan fleksibel, maka konsekuensi yang didapat apabila deadline tidak terpenuhi terkadang dapat ditolerir, atau jika diperlukan seseorang tersebut membuat konsekuensi sendiri sebagai bentuk tanggung jawab atas tidak terselesaikannya suatu tugas/pekerjaan.
Beberapa manfaat dari tantangan penyelesaian suatu deadline, antara lain :
- Membiasakan berpikir sistematis
Tugas/pekerjaan dengan batas waktu membutuhkan tindakan yang tepat, mulai dari perencanaan yang matang, pelaksanaan dilapangan dan pengendalian pekerjaannya agar tidak meleset dari rencana dan tujuan, dan terakhir dilakukan evaluasi sebagai bentuk pembelajaran. Proses ini menjadi lebih baik dengan membuat suatu timeline/milestone yang membagi suatu proses menjadi beberapa bagian agar memudahkan pengukuran dari keberhasilan setiap proses dan hal ini mencerminkan suatu tindakan sistematis dan terukur.
- Menjadi lebih produktif
Tujuan adanya deadline adalah untuk memastikan bahwa suatu tugas/pekerjaan selesai tepat waktu dan dapat dirasakan dampaknya. Ketika tugas/pekerjaan sudah terselesaikan dengan baik maka seseorang dapat melakukan kegiatan lainnya, dan dalam hal ini tentunya dengan adanya deadline akan mampu meningkatkan produktifitas seseorang.
- Melatih fokus dan konsentrasi
Tantangan dalam pemenuhan tugas/pekerjaan dengan batas waktu akan membuat seseorang menjadi lebih fokus dan konsentrasi. Ketika ini sudah menjadi kebiasaan, maka membuat seseorang tersebut selalu berfikir untuk mencari cara yang paling efektif dan efisien tanpa mengurangi substansi tugas/pekerjaan yang diberikan.
Sebagian besar orang banyak yang pernah merasa menjadi “korban deadline”, hal ini dikarenakan ketidakberhasilan penyelesaian tugas/pekerjaan terhadap waktu yang telah ditentukan, dikatakan “korban” karena adanya konsekuensi yang telah dirasakan akibat ketidakberhasilan tersebut.
Berikut beberapa tips yang dapat dilakukan terkait dengan pemenuhan waktu deadline, antara lain :
- Pastikan deadline jelas dan realistis untuk dicapai
Deadline tidak hanya menyangkut waktu yang diberikan, melainkan juga harus ada kesesuaian antara batas waktu tersebut dengan kapasitas seseorang/tim yang melaksanakan tugas/pekerjaan. Jika suatu deadline dirasakan tidak jelas dan tidak realistis alangkah baiknya dikomunikasikan kepada atasan dengan disertai bukti atau data yang akurat.
- Buatlah skema pencapaian tujuan dengan membagi pekerjaan
Bagilah tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan sederhana agar memudahkan pekerjaan. Misalnya ketika akan membuat sebuah buku, maka hal yang pertama dilakukan adalah menentukan topik/tema lalu kemudian buat kerangka buku tersebut dengan membaginya menjadi beberapa bagian atau bab. Selanjutnya kerjakan bab-bab tersebut satu persatu. Dengan demikian tugas/pekerjaan yang tampaknya sulit pun akan dapat dikerjakan tanpa terbebani.
- Gunakan tahapan kerja/milestone
Tentukan batas waktu dari setiap tugas-tugas kecil yang telah dibagi tersebut, misalnya dalam pengerjaan setiap bab tulisan dialokasikan maksimal satu minggu kerja. Dengan menentukan tahapan kerja/milestone yang akan dicapai maka akan terlihat seberapa besar waktu yang diperlukan atau disesuaikan.
- Tidak menunda-nunda pekerjaan
Komitmen dan disiplin merupakan dasar dalam pemenuhan deadline. Menunda pekerjaan justru akan menambah jumlah pekerjaan itu sendiri, masalah yang kecil bila dibiarkan berlarut-larut akan berkembang menjadi masalah besar, oleh karenanya penting untuk tidak menunda-nunda pekerjaan.
- Pantau progres kegiatan berjalan
Buat daftar tugas dan bagaimana melakukan tugas-tugas tersebut. Pelaksanaan tugas diiringi dengan tindakan pengendalian agar sesuai dengan perencanaan dan tidak melenceng dari tujuan awal yang telah ditetapkan. Selain itu manajemen waktu disini sangat penting agar terus memonitor pekerjaan agar tidak melewati deadline.
Batas waktu setiap tugas/pekerjaan atau deadline jangan dipandang sebagai momok yang menyeramkan, justru tantangan tersebut harus dapat diselesaikan dengan melakukan proses manajemen yang baik, dan hal ini akan terus memacu produktifitas individu/tim sekaligus memberikan motivasi bahwa setiap tugas/pekerjaan akan dapat terselesaikan dan menjadi bagian dari proses perbaikan diri dari waktu ke waktu.
